随着计算机技术、网络通讯技术被广泛运用于档案管理领域,市档案馆积极推进馆藏档案数字化工作,逐步实现全馆档案的数字化存储,不但对档案的保管保护起到了重要作用,而且改进了查阅方式,为利用者提供更加便捷、高效的服务。
直接与国家档案局合作重点档案数字化加工
近日,在市档案馆档案数字化加工现场,记者看到工作人员正在将一份份已经扫描到电脑中的纸质档案,与登记在电脑中的档案目录进行核对。“我们12月10日就在全国率先完成了2017年度国家级重点档案目录体系数字化建设任务。”市档案局保护技术科科长胡俊峰介绍说。
市档案局从2016年启动档案数字化建设。此项工作既是我市智慧城市建设的需要,也是档案管理和服务信息化的需要,更是档案存储数字化、利用网络化的需要。
据了解,市档案馆现有档案46万余卷,拥有从清雍正十年(1732年)至今的各类历史档案和机关企事业单位的现行档案,包括清代、民国时期的国家级重点档案75172卷,其中的盐业契约档案3000余件和岩口薄档案100余卷均入选《中国档案文献遗产名录》(自贡拥有四川的10项中国档案文献遗产中的两项)。这些珍贵档案年代久远,档案纸张本身有破损,直接利用纸质档案必将造成档案的严重破坏甚至损毁。纸质档案数字化,为需求者提供数字化副本查阅,能有效保护好档案原件,同时还可以做到数字化副本异地保存,使这些档案在遭受天灾人祸的情况下,不至于遭到毁灭性破坏。
2017年,市档案局将档案数字化建设融入全市智慧城市建设,加快推进。一是开展馆藏纸质档案数字化工作。投入数字化建设资金134万元,完成馆藏档案数字化474万页、3万余卷。二是抓好国家级重点档案目录体系建设。作为与国家档案局直接合作的,全国16个地级市档案局(馆)之一,市档案局先后争取到国家重点档案抢救保护专项资金79万元,用于国家级重点档案基础目录体系建设,形成目录数据28万条,超目标任务180%。该项目已于12月10日通过验收,市档案局在全国率先完成该项工作。三是加大档案数据中心建设。全年投入资金36.78万元,进行档案馆数据中心扩容和数据容灾备份系统建设。
数字档案检索系统极大地便捷了查阅
纸质档案数字化,不仅是存储方式的重大改变,更是查阅方式的重大改进,使查阅变得十分便捷。对此,原贡井盐厂下岗职工刘玉明有切身感受。
2017年10月11日,刘玉明到市档案馆查询其在原贡井盐厂所属的玻璃器皿厂工作期间的工资表,目的是印证其从事过特繁工种,以便办理提前退休手续。市档案馆工作人员在数字档案检索系统中,输入贡井盐厂的全宗号和“刘玉明”,屏幕上立即显示出刘玉明参加工作后历年的工资表清单。几分钟后,刘玉明就拿到了一张张加盖材料证明章的工资表复印件。他高兴得连声道谢:“原以为要慢慢翻档案,想不到用电脑这么快就查询并打印了出来,真是太方便了。”
据市档案馆保管利用科工作人员刘庆宏介绍说,在档案没有数字化之前,市民查阅工资档案最快也要两三个小时。如果查档者工作的单位是数千名职工的大单位,得查一天甚至是几天。
据了解,市档案馆启动数字档案检索系统以来,毕业分配、知青经历、工作调动、职务任免、职称评定、工龄时长、工种情况等通过数字化加工的档案信息内容都能实现快速查询。截至目前,该系统可供查阅的档案已达到70万份。
加快档案数字化,是加强档案的保管保护,充分发挥档案信息服务社会功能的需要,也是解决落后的查阅方式与人民群众需要便捷、准确、高效查档服务之间的矛盾的重要手段,因而是顺应时代发展的重要举措,更是今后全市档案系统工作的主要方向。(记者 蒋周德)
编辑:周童天
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